【バーチャルオフィスの電話応対サービス比較】選び方とメリットを詳細解説

バーチャルオフィスとは、実際のオフィススペースを持たずに、仮想的なオフィスを提供するサービスです。実質的にオフィスを持たないので、かかってきた電話を受け取るスタッフもいません。しかし、ビジネスでクライアントから電話を受ける必要がある業種もあります。

この記事では、バーチャルオフィスの電話応対サービスの内容を解説します。記事を参考にすれば、適切な電話応対サービスの選び方や、サービスを導入する際の注意点がわかります。

あきないくん

専門のオペレーターによる電話応対は、低コストでプロフェッショナルなビジネスイメージを維持できます。

電話応対サービスの目的

電話応対サービスは、企業が独自の電話担当者を雇わずに、専門のオペレーターが電話を受けることを目的としたサービスです。電話応対サービスの利用は、業務に集中でき、顧客対応や問い合わせ対応の負担を軽減できます。

バーチャルオフィスの電話応対サービスの種類

電話対応サービスは、留守番電話での対応と専門のオペレーター、業界の内容を熟知した専門のオペレーターによっての対応と、バーチャルオフィスの各サービス会社によって違います。

一般的な電話応対サービス

一般的な電話応対サービスでは、オペレーターが企業名で電話を受け、メッセージを取り次ぎ、必要に応じて転送を行います。これにより、顧客は適切な担当者に問い合わせができます。

カスタマイズ可能な電話応対サービス

カスタマイズ可能な電話応対サービスでは、企業のニーズに合わせて、サービス内容を調整できます。例えば、特定の業界に特化したオペレーターや、複数言語に対応したオペレーターを選ぶことができます。

24時間対応の電話応対サービス

24時間対応の電話応対サービスは、昼夜を問わず電話に対応できるサービスです。これにより、時間帯を気にせず顧客が問い合わせができ、企業の対応力が向上します。

バーチャルオフィスの電話応対サービスのメリット

コスト削減

バーチャルオフィスの電話応対サービスを利用することで、専任の電話担当者を雇う必要がなくなり、人件費やオフィススペースのコストを削減できます。

プロフェッショナルな対応

専門のオペレーターが電話対応を行うため、丁寧でプロフェッショナルな対応が可能です。これにより、企業の信頼性やイメージが向上します。

柔軟性の向上

電話応対サービスは、企業の業務量やニーズに応じて柔軟に対応できるため、業務効率が向上します。

業務効率の向上

電話応対サービスを利用することで、企業は顧客対応や問い合わせ対応にかかる時間を削減でき、より重要な業務に集中することができます。これにより、業務効率が向上します。

バーチャルオフィスの電話応対サービスのデメリット

コミュニケーションの限界

バーチャルオフィスの電話応対サービスは、企業の内部情報や状況に完全に精通していないため、顧客からの質問や要望に対して、適切な対応が難しい場合があります。

サービスの信頼性

オペレーターの質やサービス提供会社の信頼性が、電話応対サービスの品質に大きく影響します。信頼性の低いサービスを利用すると、顧客満足度が低下する恐れがあります。

バーチャルオフィスの電話応対サービスの選び方

提供されるサービスの範囲

企業のニーズに合ったサービスを提供する会社を選ぶことが重要です。例えば、特定の業界に特化したオペレーターや、複数言語に対応したオペレーターが必要な場合、そのようなサービスを提供する会社を選ぶべきです。

費用対効果

電話応対サービスの費用と、そのサービスによって得られる効果を比較検討し、最も費用対効果の高いサービスを選ぶことが望ましいです。

サポート体制

サポート体制が整っているサービス提供会社を選ぶことで、トラブルが発生した際に迅速かつ適切な対応が期待できます。また、アフターサポートが充実している会社を選ぶことも、サービス利用時の安心感に繋がります。

バーチャルオフィスの電話応対サービスのよくある質問

Q: バーチャルオフィスの電話応対サービスは、どのような企業に適していますか？

A: スタートアップや中小企業、コスト削減を目指す企業、または顧客対応の負担を軽減したい企業など、さまざまな企業に適しています。

Q: バーチャルオフィスの電話応対サービスの料金はどのように設定されていますか？

A: サービス内容や対応時間、オペレーターの質などによって料金が異なります。各サービス提供会社に問い合わせて、詳細な料金情報を確認しましょう。

Q: バーチャルオフィスの電話応対サービスを利用する際、契約期間はどのくらいですか？

A: 契約期間はサービス提供会社によって異なりますが、一般的には月額または年間契約が主流です。短期間の契約も可能な場合がありますので、各社の契約条件を確認しましょう。

Q: バーチャルオフィスの電話応対サービスで、オペレーターが対応できない問い合わせがあった場合、どのように対応されますか？

A: オペレーターが対応できない問い合わせがあった場合、通常はメッセージを取り次ぎ、企業側の担当者に連絡することが一般的です。企業側で適切な対応ができるように、連携を密に行うことが重要です。

Q: バーチャルオフィスの電話応対サービスはどこで提供されていますか？

A: バーチャルオフィスのサービス会社では、基本プランの中に組み込んだり、オプションで追加できるようになっています。電話応対の他、事務対応をお願いしたい場合は、オンライン秘書サービスの方が効率がよい場合もあります。

予算とビジネスの内容でサービス提供会社を選ぶことがおすすめです。

バーチャルオフィスの電話応対サービス

バーチャルオフィスの電話応対サービスは、サービス会社によってさまざまです。

ユナイテッドオフィス

電話秘書代行(コールセンター)20コールまで無料。国内どこでも03専用電話番号で対応可能。
電話秘書が対応し、クライアントの法人名、担当者名と連絡と簡単な用件を登録先メールアドレスへ随時送信。
会議中や移動中など電話に出られない場合など便利。利用者の携帯電話や固定電話への転送に切替えもできコール数を節約できます。

※20コールまで0円、21コール目から160円/コール。平日9時～18時まで対応。
時間外は、転送先指定、時間外ガイダンス、留守番電話（ボイスメール）の設定可能。

NAWABARI

電話代行サービスで対応。かかってきた要件は、コールセンターで、登録した会社名で電話対応。対応内容をメールにて報告。
対応内容を受信できるメールアドレスは合計４アドレスが登録可能。携帯、パソコンなどに登録でき、いつでも確認ができます。コールセンターは、AM9:00～PM18:00（土・日・祝日・指定休業日を除く）

コールセンター対応時間外は、都合に合わせて、営業時間外案内もしくは自身の端末に転送先を変更可能。

METSバーチャルオフィス

オーダーメイド型の秘書代行・電話対応サービスを利用可能。プロのオペレーターによる24時間365日の電話対応を利用可能。

電話代行サービス一覧

専門電話代行サービス

オーダーメイドの専門分野の電話代行サービス。対応方法、報告仕様等は要望に従い柔軟に対応
（オーダー内容で料金が変動）

Karigo

Karigoの電話代行サービスは、“オレンジプラン”で対応。提供された専用電話にかかってきた電話に対応してもらえます。
Karigoの営業日の平日9時～18時まで電話に対応。対応した内容は、リアルタイムで指定したメールアドレス宛に要件を送付。

アントレサロン

電話秘書サービスで対応。利用者の電話にかかってきた電話をサービス会社に転送し、サービス会社の専門オペレーターが、利用者のアシスタントとして、電話応対をするサービス。電話で受けた内容をメールで送付。電話の対応は全て女性スタッフ。

レゾナンス

電話秘書代行サービスで対応。専用番号の電話秘書代行サービスです。電話代行の応対内容は即座にメールにて報告。詳細は会員のみ閲覧可能な、会員専用サイト・スマホアプリ（ios・Android）で確認でき、スマホのアプリひとつで管理可能。

リージャス

“テレフォンアンサリング（電話代行）”で対応。提供された専用の電話番号にかかってきた電話を受付スタッフが利用者の会社名で対応し、メールでの報告を送付。

まとめ

バーチャルオフィスの電話応対サービスは、さまざまな人にとってメリットがあります。

自社の状況やニーズに応じて、最適なサービスを選びましょう。

上記に1つでも当てはまる人は、バーチャルオフィスの電話応対サービスの利用を検討してみてください。数千円でビジネスチャンスを逃すリスクを回避できます。

あきないくん

スタッフを雇わなくても利用できる便利なサービスです。

バーチャルオフィスには電話応対サービスの他にもビジネスをサポートするサービスがあります。各社のサービスを比較したい方は、こちら↓の記事を参考にしてみてください。