【バーチャルオフィスの選び方】副業・フリーランス・ECの成功必須ツールのポイントを徹底解説

5年以上営業を継続しているスタートアップ企業は約60％です。ビジネスの成功は、上手く経営するかで左右されます。しかし、どのポイントを押さえればビジネスを軌道に乗せられるかのかわからない人も多いはず。

この記事では、これからビジネスを始める人向けに、ビジネスの成功に便利なバーチャルオフィスの選び方を解説します。

記事を参考にすれば、経費を節約し、プライベート情報を守り、ビジネス拡大のチャンスを得られる便利なバーチャルオフィスの選び方がわかります。

この記事は、オフィスのコストが節約できるバーチャルオフィスの各サービスの内容、失敗しないバーチャルオフィスの選び方や有効な利用方法を解説します。

この記事を読めば、自宅以外の住所を会社の住所として使えプライベートを守り、ビジネスに合ったバーチャルオフィスの選び方がわかるため、事業の効率が上がるはずです。

バーチャルオフィスとは、オフィスなしでビジネスサポートを受けられるシステム

バーチャルオフィスとは、実際の物理的なオフィススペースを持たず、仮想的なオフィスとして機能するサービスです。基本のサービスはレンタル住所。名刺や発送元に使用できる住所を借りられます。

バーチャルオフィスのサービスは、各サービス会社によって異なります。
基本のレンタル住所のほか、電話番号の提供、郵便物の受け取り・転送、電話応対などの業務を代行してくれるサービスを提供しています。

サービス会社によっては、貸会議室やコワーキングスペースの提供、事業相談と幅広く、自分の目的に合った使い方をアレンジできます。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリットとは、実質の事務所を持つ必要がなく、コスト削減ができるだけでなく、管理もいりません。バーチャルオフィスは、自分の目的に合わせて、サービスを追加できるため、柔軟な利用が可能。

仕事をする場所を選択できるため、ワークライフバランスの改善や地理的制約の克服も期待できます。

あきないくん

この記事では、バーチャルオフィスの種類と特徴について解説します。

バーチャルオフィスで提供されるサービス

バーチャルオフィスのサービスでは、ビジネスに関する様々なオフィスサービスのサポートが用意されています。

提供されるサービス全て利用しても、一人分の人件費に到達することはない、とてもコストパフォーママンスの良い内容になっています。

バーチャルオフィスで提供される主なオフィスサービスは以下です。

バーチャルオフィスの基本サービス、レンタル住所

バーチャルオフィスの基本サービスは、レンタル住所です。レンタル住所は名刺や通新販売の発送元に使える住所や会社の登記ができる住所などプランや料金によって違います。

バーチャルオフィスでは、レンタル住所を軸に様々なサービスが展開されています。

レンタル住所は会社用の住所を借りられるため、プライベートの住所を保護でき、企業のイメージアップもできる大変便利なサービスです。

ネットショップ経営や副業でバーチャルオフィスのレンタル住所のみのプランを選択すると、オフィスに関する費用を大幅にカットできます。

こちら↓の記事で、レンタル住所のみのプランの比較表を掲載しています。レンタル住所のメリット、プライベートの住所を使用した時のリスクも詳しく書いています。

専用電話番号の提供

名刺やショップの問い合わせ先に記載できる専用の電話番号をレンタルできます。名刺に個人の携帯番号を記載するより、固定電話の番号を記載した方が所在がはっきりし、企業イメージがあがります。

電話応対サービス・秘書代行サービス

ビジネスの取引で電話代行があるかないかで成功が決まることはありません。しかし、電話の受け答えの印象で会社の印象が決まるのは、誰しもが経験があるのは事実です。

バーチャルオフィスの電話応対サービスは、企業が独自の電話担当者を雇わずに、専門のオペレーターが電話を受けることを目的としたサービス。

あきないくん

専門のオペレーターが対応するサービスは、丁寧な対応をしてくれるのがポイント。企業のイメージを上げられます。

電話応対サービスの種類

電話応対サービスのサービスには以下のものがあります。

一般的な電話応対サービス

一般的な電話応対サービスでは、オペレーターが企業名で電話を受け、メッセージを取り次ぎ、必要に応じて転送。

カスタマイズ可能な電話応対サービス

カスタマイズ可能な電話応対サービスでは、企業のニーズに合わせて、サービス内容を調整可能。

バイリンガル電話応対、ECショップの受注など、自社のスタッフを雇用するようなサポートにも対応してくれるサービス会社もあります。

24時間対応の電話応対サービス

24時間対応の電話応対サービスは、昼夜を問わず電話に対応できるサービス。

電話応対サービスのメリット

電話応対のための人を雇う必要がなく、専門のオペレーターが対応にしてもらえるので、コスト削減の上、企業のイメージもアップします。

電話がかかってくることで、仕事の中断もないので、事業に集中できる、副業でも本業に支障がないなど、業務の効率を図れます。

各バーチャルオフィスの電話応対サービスの比較、選び方はこちら↓の記事で詳しく書いています。

郵便物取り扱い・郵便物転送

ビジネスでは、重要な確認事項、特に法的な書類は郵便物での郵送の場合が多くあります。副業などは受け取れる時間が合わず、書き留めなど郵便物の受け取りは、不在配達の通知の受け取ることになります。

バーチャルオフィスでは、郵便物の受け取り、転送サービスなど、郵便物の取り扱いに関するサービスを提供しています。

バーチャルオフィスの郵便物の取り扱いサービスを利用すれば、場所や時間に縛られることなく、仕事ができます。郵便物の取り扱いサービスレンの利用は、自宅やカフェなどを仕事をする場所が自由になります。

貸会議室

バーチャルオフィスのサービス会社では、レンタル住所のサービスのほかに、貸会議室のサービスを提供しているところがあります。

貸会議室のサービスは、必要に応じて貸会議室を利用できます。バーチャルオフィスの貸会議室はオプションの場合やプラン別に組み込まれるなどサービス会社によって違います。

貸会議室のメリット

貸会議室のメリットは次のとおりです。

• 会議室の予約が容易であるため、急な会議にも対応しやすい。
• WifiやLANなど通信が整備されているため、スムーズなプレゼンテーションやビデオ会議が可能。
• 通信環境がきちんと整備され、綺麗に清掃され、整頓された会議室で行われる会議は、プロフェッショナルな印象を与えます。
• 会議室内にはWifi、プロジェクター、ホワイトボードなど会議に必要な設備が備わっているため、スムーズな会議が可能。
• 会議室の利用は、必要な場合には社内外のパートナーや顧客との会議やセミナーなどを開催でき、コミュニケーションを図れます。

貸会議室利用のコミュニケーションでの重要性

バーチャルオフィスを検討する際には、貸会議室の利用も考慮してみることをおすすめします。

貸会議室の利用では社内外のパートナーや顧客との会議を開催できるというメリットがあります。

コワーキングスペース

バーチャルオフィスのコワーキングスペースは、契約しているバーチャルオフィスのレンタル住所のコワーキングスペースを利用できる場合と、サービス会社が展開しているコワーキングスペース、全てを利用できる場合があります。

コワーキングスペースでは、Wifiが完備され、落ち着いた環境で仕事ができます。コワーキングスペースを利用できる場所が多ければ、打ち合わせの間などスキマ時間に仕事ができ、効率アップができます。

ビジネスサポート

ビジネスを運営する上で、必ず法的な場面に遭遇します。会社用の銀行口座開設、確定申告などの税務関係、会社設立など、法的な知識がなければ、対応が難しいものがあります。

バーチャルオフィスのサービスには、専門家に相談できるビジネスサポートを用意しています。個人で、専門家に相談すれば、相談料だけで数万円かかります。

バーチャルオフィスのビジネスサポートは、税務と法的なサービスを一つにまとめ、はるかにコストカットができます。

サービスはサポートの立場からアドバイスを行い、利用者は法的な知識も身につけ、スムーズな書類作成ができるメリットが大きいサービスです。

セミナーなどネットワーク・コミュニティ

バーチャルオフィスのサービスで、様々な業界のプロフェッショナルが参加するネットワーク・コミュニティを提供しているサービスもあります。

環境が似ているメンバー同士、同じ悩みを持ち、共通点を持っていることから、リラックスした雰囲気の中で相互につながり、コラボレーションの機会を見つけることができる場となっています。

議論、ビジネスピッチコンテストなど、様々な形式のイベントが開催されており、参加者は自分に合ったイベントに参加できます。

ビジネスの展開で、どれが正解か不安になる環境下で、アドバイスをもらったり、刺激を受けることは、ビジネスを伸ばす上で非常に有益です。
スキルを習得し、グローバルな視点を持ち、より広いネットワークを構築できるチャンスがあります。

バーチャルオフィスの利用方法

バーチャルオフィスの利用方法

バーチャルオフィスを利用するには、インターネット上や書類での郵送でサービス提供業者に申し込みを行います。

申し込みの際には、利用するサービス内容や利用期間などを選択する必要があります。必要な書類の提出も必要です。一般的には、代表者の身分証明書や法人設立登記簿などが必要となります。

どのような場合にバーチャルオフィスを利用すべきか

バーチャルオフィスは、事務所を持つ必要がない場合や、オフィスを持っているが、出先で仕事をする必要がある場合に適しています。

例えば、フリーランスや起業家は、オフィスを持つことなくビジネスを展開できます。海外進出を検討する企業も、低コストで展開でき、バーチャルオフィスを利用することがコスト面ではかなり有効です。

バーチャルオフィスの利用で気を付けること

バーチャルオフィスの利点には、オフィススペースの削減、コスト削減などがあります。

ビジネスを数人で運営する場合は、直接、会うこ機会が減るため、オンラインツールをうまく活用しましょう。

バーチャルオフィスの選び方

バーチャルオフィスを選ぶ際に知っておくべきポイント

提供されるサービス

バーチャルオフィスを選ぶ際には、まずどのようなサービスが提供されているかを調べる必要があります。以下は主なサービス内容です。

レンタル住所を基本に、他のサービスはオプションやプラン別に設定されることが多いです。

料金プランの詳細

バーチャルオフィスを利用する上で、料金プランの詳細は必ず確認しておく必要があります。基本料金やオプション料金、利用制限などがありますので、自社の利用シーンに合ったプランを選択することが大切です。

料金体系や契約期間の確認の確認

以下が確認する項目です。

料金プランには、基本料金やオプションの料金、オプションの料金や利用制限などがあります。キャンペーンなどにも注意し、自社の利用シーンに最適なプランを選ぶことが重要です。

利用規約の確認

バーチャルオフィスを利用する際には、契約書や利用規約の確認が必要です。契約書には、利用期間や利用料金、サービス提供内容などが明記されています。

契約書や利用規約は、長期間に渡って利用するため、細かい内容にも目を通すことが必要。事前に確認することで、トラブルや問題を未然に防げます。

場所やアクセス性

バーチャルオフィスは、リアルオフィスとは異なり、ビジネス拠点を持たないため、場所やアクセス性が非常に重要なポイントです。

自社のニーズに合った地域や交通アクセスの良い場所にあるバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。

ビジネスのニーズに合わせたサービスの提供

バーチャルオフィスを選ぶ際には、自社のビジネスに必要なサービスが提供されているかどうかを確認することが大切です。

自社が必要とするサービスや機能、利用頻度、予算などを把握し、それに合致したバーチャルオフィスを選びましょう。

例えば、電話対応や郵便物の受け取りを重視する場合は、そのサービスが充実しているバーチャルオフィスを選ぶことが必要です。

スタッフがいる、クライアントとの打ち合わせが必要な場合は、会議室の利用の必要性があります。
会議室の利用な場合は、利用できる会議室があるかどうかも確認しておく必要があります。

電話番号や郵便物の取り扱いに関する詳細

バーチャルオフィスを利用する場合、自社の電話番号や郵便物の取り扱いについても確認する必要があります。

バーチャルオフィスによっては、専用電話番号を提供してくれるサービスもあります。郵便物の受け取りについても、受け取り方法や頻度、追加費用などを確認することが大切です。

バーチャルオフィスの得意分野

バーチャルオフィスで提供される基本のサービスは、レンタル住所ですが、他にも様々なサポートサービスがあります。

オフィスサポートにかけられる予算、ビジネスの展開を考慮して、適切なプランを選択することをお勧めします。

サポート体制や問い合わせ対応の質

バーチャルオフィスを利用する際には、トラブルや問い合わせが発生した場合に、スムーズに解決してくれるサポート体制が整っているかどうかを確認することが大切です。

例えば、24時間体制で対応しているかどうか、対応時間帯が狭い場合はその点に注意しましょう。問い合わせに対する返答のスピードや質についても確認しておくことが大切です。

安全性やセキュリティ対策の実施状況

バーチャルオフィスを選ぶ際には、セキュリティ対策や安全性についても重要なポイントとなります。例えば、電話代行サービスを利用する場合は、個人情報の保護が求められます。

郵便物の取り扱いについても、プライバシー保護や情報漏洩の防止策が求められます。バーチャルオフィスを提供する企業のセキュリティ対策や安全性について事前に確認し、安心して利用できるかを確認することが大切です。

問題やトラブルに対する対応

バーチャルオフィスを選ぶ際には、問題やトラブルに対する対応が適切であるかどうかも重要なポイントです。

特に、電話応対や郵便物の取り扱いに問題が生じた場合に、迅速かつ適切な対応ができるかどうかを確認する必要があります。運営会社の対応や問い合わせ対応の質を確認することも重要です。

バーチャルオフィスの選び方で失敗しないために知っておくべきポイント

自社のビジネスニーズを明確にする

バーチャルオフィスを選ぶ際には、自社のビジネスニーズを明確にすることが大切です。

ビジネスのニーズに合わせて、場所を選び、プランの選択やオプションの追加をすることで、仕事の効率アップを期待できます。

サービス提供内容や料金に関する確認

バーチャルオフィスのサービス内容や料金プランは、各社によって異なります。まずは自社のニーズに合うサービス提供内容と料金プランを調べることが重要です。

契約書や利用規約の確認

契約書や利用規約をよく読み、不明点や疑問点があれば問い合わせることが大切です。事前に確認することで、トラブルや問題を未然に防げます。

バーチャルオフィスの利用料金について

バーチャルオフィスの利用料金の相場とは

バーチャルオフィスを利用する上で、最も気になるのが利用料金の相場です。一般的には、地域や提供業者、サービス内容によって異なりますが、月額数千円から数万円程度が相場となっています。

都市部では需要が高いため、高額になりがちです。一方、地方に行くほど利用料金が安くなる傾向があるため、地域によって利用料金に差があることに注意しましょう。

サービス内容やオプションによる料金の変動

また、サービス内容によっても料金に差があります。例えば、受付・電話対応の時間帯の延長、郵便物の転送、会議室の利用などのオプションサービスを利用する場合、追加料金が必要になる場合があります。

自社のニーズに合ったサービスを提供している業者を選び、オプションサービスを利用する際には、追加料金がどの程度かかるのか確認することが重要です。

利用料金だけでなく、サービス内容やオプションサービスの料金にも注目して、自社のニーズに合ったバーチャルオフィスを選ぶようにしましょう。

バーチャルオフィスの料金に含まれるものと含まれないもの

バーチャルオフィスを利用する際には、料金についても重要なポイントとなります。バーチャルオフィスのサービスは提供会社によって、内容が変わります。

サービスの使う頻度によっても料金が設定されている場合もあります。会議室の利用やオプションサービス、通信費などは別途費用が必要になる場合があります。

年契約、月契約と利用契約期間によっても料金は異なるため、利用する前に確認が必要です。

バーチャルオフィスを選ぶ際に料金面で気をつけるポイント

バーチャルオフィスを選ぶ際には、自社のニーズに合ったプランを選ぶことがポイントの一つです。また、オプションサービスを追加する場合は、追加料金がどの程度かかるのかを把握することが重要です。

契約期間に関しても、一定期間の利用契約が必要な場合があるため、注意が必要です。ただし、料金の安さだけにとらわれず、業者の信頼性やサポート体制なども考慮することが大切です。

自社のニーズに合ったバーチャルオフィスを選ぶことが重要となります。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリットとは、オフィスを持つことなくビジネスを展開することができる点です。以下では、そのメリットについて詳しく説明します。

コスト削減が可能

ビジネスを展開するにあたって、オフィスの維持費用や通信費用、さらには従業員の給与や福利厚生費用など、多くのコストがかかります。

バーチャルオフィスの利用は、オフィスの維持費用などを大幅に削減できます。バーチャルオフィスを利用すると、オフィスを持つ必要がないため、家賃や光熱費などのコストを節約できます。

受付や事務作業の人員をバーチャルオフィスの受付利用や、オンライン秘書などのサービスを利用することで、給与や福利厚生費用を抑えられます。

柔軟なビジネス展開ができる

バーチャルオフィスを利用することで、ビジネス展開がより柔軟になります。オフィスを持たないため、スタッフは場所にとらわれずに働けます。

リモートワークによって、従業員は自宅やカフェなど、自分が集中できる場所で仕事ができるため、生産性が向上する可能性があります。

バーチャルオフィスの利用は、拠点を持たない海外展開や、新しい事業展開など、新たなビジネスチャンスを見出せます。

ワークライフバランスの改善が期待できる

バーチャルオフィスの利用は、スタッフは自分の時間を有効に活用できます。通勤時間を省くことができるため、家庭や趣味、健康などに充てられます。

オフィスに出勤する必要がないため、自分のペースで働けます。その結果、ストレスを軽減でき、ワークライフバランスの改善につながる可能性があります。

バーチャルオフィスのおすすめ企業について

おすすめ企業の比較と特徴

バーチャルオフィスを利用する企業は数多くあり、それぞれに特徴があります。自社に合ったサービスや料金プランを選ぶためには、比較が必要。

おすすめ企業を選ぶ際には、サポート体制や問い合わせ対応の質なども確認することが大切です。

初めてバーチャルオフィスを利用する方に向いている企業の紹介

初めてバーチャルオフィスを利用する方に向いている企業には、初期費用や月額利用料が安く、サポート体制が充実しているという特徴があります。

柔軟な料金プランやサービスの提供も魅力的です。初めてバーチャルオフィスを利用する場合は、初期費用がかからず、月額利用料が安く、必要なサービスが提供されている企業を選ぶとよいでしょう。

料金面だけでなく、業者の信頼性やサポート体制なども重要なポイントです。自社のニーズに合った企業を選び、安心してバーチャルオフィスを利用することができるようにしましょう。

バーチャルオフィスを選ぶ際におすすめ企業を選ぶためのポイント

おすすめ企業を選ぶためには、以下のようなポイントを押さえておくとよいでしょう。

料金プラン

自社のビジネスに合った料金プランがあるかどうかを確認しましょう。バーチャルオフィスの料金プランは、業者によって異なります。自社のニーズに合ったプランを選ぶことが重要です。

サポート体制

トラブルや問い合わせに対するサポート体制が充実しているかどうかも確認しましょう。バーチャルオフィスを利用する場合、何か問題が起きた際に迅速に対応してもらえるかどうかが重要なポイントです

トラブルや問い合わせに対するサポート体制が充実しているかどうかを確認しましょう。

オプションサービス

必要なオプションサービスが提供されているかどうかも確認しましょう。業者によっては、必要なオプションサービスが提供されていない場合があります。自社のニーズに合ったオプションサービスが提供されているか確認することが大切です。

会社の規模

会社の規模によっても、より充実したサポート体制が整っていることが多いため、会社の規模にも注目することが重要です。

バーチャルオフィスを利用する際の注意点

バーチャルオフィスを利用する際には、以下の注意点に留意することが重要です。

事務所との違いについて

バーチャルオフィスは実質的なオフィスがなく、毎日同じ場所にいる、仕事仲間と集合する機会がありません。
会社として従業員がいる場合やチームでの仕事の場合には、共同スペースがないため、交流が限定されることがあります。コミュニケーションなど、社会的なつながりを築くことに対しては注意が必要です。

集中力やモチベーションを保つための工夫

バーチャルオフィスを利用する場合、自分自身で時間管理をしっかり行うことが必要です。自宅やカフェなどと同じように、集中力やモチベーションを保つために、環境づくりを工夫することも重要です。

たとえば、仕事に集中しやすい環境を整えるためには、専用の作業スペースを確保したり、ノイズキャンセリング機能のあるヘッドフォンを利用するなどの工夫があります。

ビジネスマナーの注意点

ビジネスマナーについて注意することが重要。バーチャルオフィスを利用する場合、電話やメール、チャットなどのコミュニケーションを行うことが多くなります。
ビジネスマナーは、相手との信頼関係を築く上で非常に重要な要素。顔を合わせる機会が少なくなる分、適宜に連絡を取ることが必要。問い合わせにはすぐに対応するなど、レスポンスの良さに注意しましょう。

セキュリティ面の注意点

セキュリティにも十分に注意することが必要です。コワーキングスペースや貸会議室などレンタルしている場所でパソコンやWifiを利用する場面も出てきます。

インターネット回線のセキュリティやウイルス対策にも注意が必要です。情報漏洩やセキュリティ上のトラブルを未然に防ぐために、セキュリティに関する知識を身につけ、正しい対策を講じましょう。

まとめ

バーチャルオフィスについて

バーチャルオフィスとは、事務所やオフィスを借りることなく、住所や電話番号、郵便物の受け取りなどを提供するサービス。プランやオプションによっては、専用の電話番号の利用、電話の転送、郵便物の転送などのサービスが受けられます。また、一部のバーチャルオフィスでは、会議室やプライベートオフィスの利用も可能です。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスの利用には、コスト削減や柔軟なビジネス展開、ワークライフバランスの改善などのメリットがあります。例えば、オフィスを借りる必要がないため、大幅なコスト削減が可能。また、柔軟なビジネス展開ができることで、地域の拡大や企業イメージの向上につながることも期待できます。自宅やカフェなど好きな場所で仕事ができ、通勤に時間を取られることもなく、ワークライフバランスの改善にもつながります。

バーチャルオフィスを利用する上でのアドバイス

バーチャルオフィスを利用する上で、自己管理能力やリモートワークに必要なスキルが求められます。具体的には、ビジネスコミュニケーションスキルや集中力、モチベーションを保つための工夫などが必要。ビジネスマナーやセキュリティ面の対策にも注意が必要です。
時間の節約、プライベートの安全など得られるメリットが大きく、円滑なバーチャルオフィスの利用でビジネスを拡大できる、今最も費用対効果が高いサービスです。